Dokumentation

Registrierung

Um Krakl und seine Vorteile nutzen zu können, müssen Sie sich zuerst registrieren.

1. Wählen Sie Ihr Paket auf https://krakl.app/preise aus und starten Sie den Bestellvorgang.
2. Haben Sie sich für ein Paket entschieden und Ihre Zahlung getätigt, erhalten Sie im Anschluss eine E-Mail von Krakl, in der Sie aufgefordert werden Ihr Passwort für den Krakl Launcher einzurichten.
3. Nach dem Einrichten Ihres Passworts, können Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und Ihrem Passwort beim Krakl Launcher anmelden.

Krakl Launcher

Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im Krakl Launcher an. Der Launcher bietet Ihnen folgende Möglichkeiten.

1. Eine Übersicht aller von Ihnen erstellten Termine, mit der Möglichkeit Meetings zu erstellen, diese vorzubereiten, freizugeben und zu starten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Ihr Meeting mit einem PIN abzusichern.
2. Die Möglichkeit, Ihre persönliche Visitenkarte zu erstellen, mit Profil- und Titelbild, welche Ihre Teilnehmer angezeigt bekommen, bevor sie dem Meeting beitreten.
3. Ihre Einladungs-E-Mails zu personalisieren.
4. Ihren Kalender mit Krakl zu synchronisieren, damit Sie Termine über Ihre Kalender-App erstellen können.
5. Wenn Sie über eine Teamlizenz verfügen können Sie über die Account-Einstellungen Teammitglieder hinzubuchen und Lizenzen an Teammitglieder vergeben. Um im Meeting Fortgeschrittene und Qualifizierte Signaturen zu nutzen, können Sie hier ihre persönliche Skribble-PIN festlegen. Je nach Verbrauch fallen weitere Kosten an.

Termin erstellen

Um einen Termin für ein Meeting zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich im Krakl Launcher an
2. Klicken bzw. tippen Sie auf „Neues Meeting erstellen“
3. Tragen Sie den Titel des Meetings, sowie das Datum und die Uhrzeit ein, an dem das Meeting stattfinden soll und klicken bzw. tippen Sie auf „weiter“
4. Fügen Sie die Gäste mit Name und E-Mailadresse hinzu, die Sie zum Meeting einladen möchten. Klicken bzw. tippen Sie auf „weiter“. (Wenn Sie keine Gäste hinzufügen, können Sie das auch später direkt im Meeting erledigen)
5. Wählen Sie auf der Zusammenfassung-Seite aus, ob Sie Ihr Meeting für jeden Teilnehmer direkt zugänglich machen wollen oder nicht. („offen“, „geschlossen“).
6. Wählen Sie aus, ob Sie das Meeting zusätzlich mit einem PIN schützen wollen.
7. Klicken bzw. Tippen Sie auf „erstellen“. Das Meeting erscheint nun in Ihrem Terminplaner und kann von dort aus direkt gestartet werden. Ihre Teilnehmer erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link zum Meeting.

In der Terminübersicht im Krakl Launcher können Sie nun den Termin:

Vorbereiten
Wenn das Meeting auf „geschlossen“ steht, können nur Sie Ihrem Meeting beitreten. Ihre Teilnehmer haben keinen Zugriff auf das Meeting. Die Teilnehmer sehen in dieser Einstellung Ihre „Visitenkarte“. Sobald Sie das Meeting auf „offen“ stellen, können die Teilnehmer dem Meeting beitreten. „Vorbereiten“ eignet sich, um bestimmte Inhalte (Zeichnungen, Dokumente, Anträge) schon vor dem eigentlichen Meeting anzulegen, damit Sie zum Zeitpunkt des Meetings Ihre Inhalte einfacher präsentieren können.

Teilnehmen
Wenn Sie das Meeting auf „offen“ stellen, können alle eingeladenen Teilnehmer dem Meeting beitreten. Klicken Sie auf „offen“. Der Button Vorbereiten ändert sich zum Button Teilnehmen. Klicken Sie auf Teilnehmen um das Meeting zu starten.

Visitenkarte

Hier können Sie Ihre Visitenkarte bearbeiten. Die Visitenkarte wird den Teilnehmern vor jedem Meeting angezeigt. Sie können ein Titelbild einfügen, Ihre Kontaktinformationen hinterlegen und den Begrüßungstext anpassen.

Um die Einstellungen Ihrer persönlichen Visitenkarte zu bearbeiten, klicken Sie auf das 2. Icon im Hauptmenü auf der linken Bildschirmseite.

Um den Text zu editieren klicken Sie in den Text. Um ein Profil- oder Titelbild hochzuladen klicken Sie auf den jeweiligen Button.

Wichtig: Die Visitenkarte und der dazu gehörige Begrüßungstext werden Ihren Teilnehmern vor jedem Meeting angezeigt. Sie können Ihre Begrüßung anpassen, um bereits im Vorfeld relevante Informationen zu vermitteln.

Mail-Einstellungen

Um die Einstellungen Ihrer E-Mails, die Krakl für jedes Meeting versendet, zu bearbeiten, klicken Sie auf das 3. Icon im Hauptmenü auf der linken Bildschirmseite.

Hier können Sie den Betreff und den Text der Einladungs-E-Mail, sowie den Betreff und den Text für die Protokoll-E-Mail bearbeiten. Wenn Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Wichtig: Achten Sie darauf die Platzhalter-Variablen nicht zu überschreiben oder zu löschen, da die Mails sonst nicht korrekt versendet werden können. Falls Sie die Variablen aus Versehen löschen sollten, nutzen Sie den Reset-Button, um die Standard-Templates für Ihre E-Mails wieder herzustellen.

Kalender synchronisieren

Um Termine zusätzlich über Ihre eigene Kalender-App (MS Exchange, Outlook Kalender, Google Kalender, Office 365, Apple Kalender) erstellen zu können, müssen Sie diese mit Krakl synchronisieren. Klicken Sie hierzu im Krakl Launcher auf das 4. Icon  im Hauptmenü auf der linken Bildschirmseite.

1. Klicken Sie auf „Kalender verbinden“.
2. Wählen Sie den Anbieter Ihrer Kalender-App aus.
3. Geben Sie Ihre E-Mailadresse (z.B. Apple-ID) und Ihr dazugehöriges Passwort ein. Stimmen Sie den Servicebedingungen und der Datenschutzrichtlinie des jeweiligen Anbieters zu.
4. Klicken Sie auf „Konto verknüpfen“

Ihr Kalender ist nun mit Krakl verbunden. Wenn Sie in diesem Kalender nun einen Termin erstellen, dessen Ort „Krakl“ enthält, wird automatisch ein Krakl-Meeting erzeugt und die dazu eingeladenen Teilnehmer erhalten automatisch per E-Mail einen Link zur Teilnahme. Enthält der Ort „Krakl Pin“ wird ein Meeting mit einem Sicherheits-PIN erstellt.

Account-Einstellungen

Hier können Sie alle Einstellungen rund um Ihren Account vornehmen. Sind Sie Lizenznehmer eines Teamaccounts können Sie Teammitglieder als neue Nutzer anlegen, weitere Zusatzlizenzen hinzubuchen und Ihre Zahlungsinformationen bearbeiten. Zudem können Sie hier Ihre persönliche Skribble-PIN erstellen, um Elektronische Signaturen in Krakl nutzen zu können.

Meeting abhalten

1. Stellen Sie Ihr Meeting im Terminplaner des Krakl Launchers auf „offen“, um das Meeting für alle Teilnehmer zugänglich zu machen.
2. Klicken Sie auf Teilnehmen. Sie werden direkt in das Meeting weitergeleitet.
3. Wenn der Browser Sie fragt, ob Krakl Zugriff auf Ihr Mikrofon und Ihre Webcam erhalten darf, können Sie zustimmen oder ablehnen (Wichtig: Wenn Sie den Zugriff auf Webcam und Mikrofon ablehnen, kann Ihre Video- und Audioübertragung nicht erfolgen) .
4. Sie befinden sich im Meeting.

Im Meeting

Hauptwerkzeuge

Auf der linken Seite des Bildschirms finden Sie die Hauptwerkzeuge. Das Leinwand-Icon schaltet den Leinwand-Modus an und aus. Das Userlist-Icon beinhaltet Freigabeoptionen der Werkzeuge für Teilnehmer des Meetings. Das Screen-Icon steuert Ihre Bildschirmübertragung. Das Krakl Connect-Icon beinhaltet QR-Code zur Übertragung des Bildschirms eines Mobilgeräts (wichtig: Hierfür wird die kostenlose Begleit-App „Krakl Connect“ benötigt. Diese ist im App Store und im Google Play Store erhältlich.) Das Chat-Icon öffnet und schließt das Gruppenchat-Fenster rechts. Das End Call-Icon beendet das Gespräch und leitet zur Protokollseite des Meetings um.

Leinwand-Modus

Durch klicken auf das Leinwand-Icon öffnet sich der Leinwand-Modus. Hier können Sie unter Anderem Erklärungsskizzen anfertigen, Dokumente wie Angebote und Verträge hochladen und diese ausfüllen, signieren und versiegeln lassen.

Leinwand-Werkzeuge

  Die Zoom-In und Zoom-Out Icons vergrößern und verkleinern die Leinwand für Ihre Ansicht. (Nicht für die des Gegenübers.)

  Das Hand-Icon verschiebt die Leinwand und ist besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument vergrößert haben und Ihr Sichtfeld anpassen möchten.

Mit dem Select-Icon können Sie erstellte Elemente (Zeichnungen, Texte und Signaturboxen) auswählen, verschieben, skalieren oder löschen.

 Das Stift-Icon schaltet das Stiftwerkzeug an. Durch erneutes Klicken können Sie die Stärke des Stifts in 3 Stufen regeln ( ). Bei aktivem Stiftwerkzeug können Sie auf der Leinwand zeichnen.

Das Marker-Icon schaltet das Markierungswerkzeug an. Durch erneutes Klicken können Sie die Stärke des Markers in 3 Stufen regeln ( ). Bei aktivem Markierwerkzeug können Sie wichtige Inhalte Ihres Dokuments markieren.

  Das Farb-Icon steuert die Farbe des ausgewählten Werkzeugs. Durch erneutes Klicken können Sie aus 3 verschiedenen Farben wählen.

  Das Text-Icon aktiviert das Textwerkzeug. Nachdem Sie das Textwerkzeug ausgewählt haben, können Sie durch einen Klick auf die Leinwand ein Textfeld einfügen und einen Text verfassen. Durch erneutes Klicken auf das Text-Icon können Sie zwischen 3 verschiedenen Schriftgrößen wählen .

Mit der Schaltfläche „Dokument signieren“ können Sie als Berater für jeden Meeting-Teilnehmer eine Unterschriftenbox zum Dokument hinzufügen. Mit der Schaltfläche „Dokument senden“ starten Sie den Unterschriftenprozess. Der Assistent leitet Sie durch den Prozess. Wählen Sie aus ob Sie einen Entwurf oder ein elektronisch signiertes Dokument versenden möchten.

   Mit dem Leinwand-Steuerungs-Icon können Sie zwischen den Folien hin- und herschalten und über das -Icon leere Seiten hinzufügen oder PDF-Dateien in das Meeting importieren.

  Das Papierkorb-Icon löscht die aktuell sichtbare Folie.

  Das Undo/Redo-Icon revidiert bzw. Wiederholt vorgenommene Aktionen. 

Dokumente hochladen und unterschreiben lassen

Um ein Dokument in das Meeting zu laden und dieses gemeinsam zu bearbeiten und zu unterschreiben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie mit dem Leinwand-Icon den Leinwand Modus.

2. Klicken Sie auf das Plus-Icon und wählen Sie „Seiten aus PDF Datei einfügen“. Wählen Sie nun Ihr Dokument aus, das Sie unterschreiben lassen möchten. Sie können ein ganzes Dokument oder einzelne Seiten in das Meeting laden. Einzeln hochgeladene Seiten werden am Ende des Gesprächs automatisch wieder an die richtige Stelle der PDF gesetzt.

3. Das Dokument befindet sich nun auf der Leinwand. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument signieren“ und wählen Sie den Namen des Teilnehmers aus, welchen Sie unterschreiben lassen möchten. Klicken Sie nun auf ihr Dokument, um an der zu unterschreibenden Stelle die Unterschriftenbox zu platzieren.

5. Sind alle Unterschriften getätigt, muss das Dokument von allen Teilnehmern versiegelt werden, bevor das Dokument versendet werden kann.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument senden“ um den Ausgabeprozess des Dokuments zu starten. Sie haben folgende Möglichkeiten, wie Sie das Dokument versenden möchten:

A. Als Entwurf (Dokument wird mit einem „Entwurf-Stempel“ versehen),
B. Als finales Dokument mit EES (Einfache Elektronische Signatur),
C. Als finales Dokument mit FES (Fortgeschrittene Elektronische Signatur) oder mit QES (Qualifizierte Elektronische Signatur). In diesem Fall wird das unterschriebene Dokument an den externen Anbieter „Skribble“ gesendet und muss dort von allen Teilnehmern mit der gewünschten Signatur versehen werden. Hierzu benötigt jeder Teilnehmer, der das Dokument signieren soll, einen Skribble-Account, zu dem er sich mit Videoident-Verfahren anmelden muss. (Dieser Vorgang ist einmalig und kann bis zu 20 Minuten in Anspruch nehmen. Senden Sie am besten diese Info an Ihre Kunden, damit diese sich schon vor dem Meeting bei Skribble registrieren und identifizieren können).